Suomen Rautatiehistoriallinen Seura ry:n jäsenrekisteri

Tämän tietosuojaselosteen tarkoituksena on kertoa, mikä rekisteri on, mihin sitä käytetään ja mitkä ovat rekisteriin kirjattavan oikeudet.

Mikä tämä rekisteri on?

Rekisteri on Suomen Rautatiehistoriallinen Seura ry:n jäsenrekisteri.

Kuka vastaa rekisteristä?

Rekisteristä vastaa ja rekisterinpitäjänä toimii Suomen Rautatiehistoriallinen Seura ry, PL 795, 00101 Helsinki. www.srhs.fi, hallitus@srhs.fi, yhdistysrekisterinumero 118.349.

Kuka rekisteriä käytännössä hoitaa?

Rekisterin pitäjän edustajana ja yhteyshenkilönä toimii Marko Tuominen, marko.tuominen@resiinalehti.fi, puh. 0500 407 294.

Mihin tarkoitukseen tietoja käytetään?

Rekisterin tietoja käytetään Suomen Rautatiehistoriallinen Seura ry:n jäsenrekisterinä.

Jäsenrekisterin yhteydessä pidetään yllä sähköpostilistoja tai käyttäjälistoja niistä yhdistyksen jäsenistä, jotka ilmaisseet jäseneksi liittymisen tai tietojen muutoksen yhteydessä halunsa saada

–  tietoja Suomen Rautatiehistoriallinen Seura ry:n toiminnasta ja/tai
–  jäsenmaksun sähköpostilla.

Jäsenrekisteri toimii samassa tietokannassa Resiina-lehden osoiterekisterin kanssa, jolloin yhdistyksen jäsenrekisteriin kirjatut tiedot kirjautuvat samalla Resiina-lehden osoiterekisteriin. Resiina-lehden osoiterekisteristä on saatavilla oma tietosuojaselosteensa.

Mihin lakiin tms. rekisterin pitäminen perustuu?

Pidämme rekisteriä ja käytämme henkilötietoja, koska yhdistyslain mukaan yhdistyksen täytyy ylläpitää jäsenluetteloa. Ilman rekisteriä emme tietäisi, ketkä ovat yhdistyksen jäseniä.

Pidämme rekisteriä rekisteröidyn suostumuksella myös muihin tässä selosteessa esitettyihin tarkoituksiin.

Rekisteröity voi perua suostumuksensa tietojensa käsittelyyn milloin tahansa.

Mistä tiedot rekisteriin tulevat?

Rekisteriin tulee tietoja:

–  rekisteriin merkityltä henkilöiltä itseltään (esim. jäseneksi liittymisen ja osoitteenmuutoksen 
muodossa)
–  Suomen Rautatiehistoriallinen Seura ry:n hallitukselta (tietoon tulleet osoitteenmuutokset sekä 
mahdollinen tieto jäsenen kuolemasta sekä jäsenyydestä erottamiset)
–  Postin osoitetiedotuspalvelusta (osoitteenmuutostiedot)
–  Resiina-lehden tilaaja- ja kustantajayhdistysten jäsenasioiden hoitajilta (mm. osoitteenmuutostiedot, 
jos rekisteröity on myös toisen Resiina-lehden tilaaja- tai kustantajayhdistyksen jäsen)

Jos jäsen on alle 13-vuotias, lapsen huoltajan tulee antaa suostumus tietojen tallentamiseen rekisteriin ja tietojen käsittelyyn rekisterissä.

Mitä tietoja rekisteriin tallennetaan?

Rekisteriin tallennetaan seuraavat yhdistyksen jäsentä koskevat tiedot (pakolliset tiedot on merkitty):

Lisäksi rekisteriin tallennetaan rekisterinpitäjän edustajan toimesta seuraavat tiedot:

Rekisteristä toimitetaan tietoja seuraaville tahoille:

Tietoja ei käytetä eikä luovuteta esim. suoramainontaan, etämyyntiin tai muuhun suoramarkkinointiin, mielipide- tai markkinatutkimukseen taikka muihin näihin rinnastettaviin osoitteellisiin lähetyksiin.

Siirretäänkö tietoja ulkomaille?

Tietoja ei siirretä kolmansiin maihin tai kansainvälisille järjestöille.

Kuinka pitkään tietoja säilytetään?

Jäsenhakemus säilytetään jäsenyyden päättymisvuotta seuraavan vuoden kesäkuun loppuun saakka.

Jäsenestä kirjatut jäsenrekisteritiedot säilytetään jäsenyyden päättymisvuotta seuraavan vuoden kesäkuun loppuun saakka.

Osoitteenmuutokset säilytetään tietojen saamisvuotta seuraavan vuoden kesäkuun loppuun saakka. Jäsenmaksujen maksamistiedot säilytetään maksuvuotta seuraavan vuoden loppuun saakka. Rekisterissä on toki aina ajantasainen tieto.

Seuran toiminnasta informoinnin sähköpostilistojen tietoja säilytetään niin kauan, kun jäsen haluaa vastaanottaa seuran toimintaan liittyviä viestejä. Tiedot poistetaan myös jäsenen erotessa, tullessa erotetuksi tai kuollessa.

Miksi tietoja säilytetään noin kauan?

Tietoja säilytetään siksi, että haluamme varmistaa tietojen käsittelyssä tapahtuneiden mahdollisten virheiden tunnistamisen ja korjaamisen sekä siksi, että voimme varmistaa, että rekisteröity on antanut suostumuksen tietojen tallettamiseen ja käsittelyyn.

Mitä oikeuksia rekisteriin merkityllä on?

Rekisteriin merkityllä jäsenellä on oikeus

–  pyytää pääsy häntä itseään koskeviin henkilötietoihin sekä saada nähtäväkseen hänestä 
rekisteriin tallennettu tieto.
–  pyytää rekisterinpitäjältä henkilötietojen oikaisua
–  pyytää rekisterinpitäjältä henkilötietojen poistamista ja tulla unohdetuksi
–  pyytää rekisterinpitäjältä henkilötietojen käsittelyn rajoittamista
–  vastustaa henkilötietojen käsittelyä rekisterissä
–  oikeus siirtää rekisterissä olevat tiedot toiseen järjestelmään
–  peruuttaa suostumuksensa tietojen käsittelyyn

Edellä mainitut ja muut kysymykset tulee osoittaa rekisterinpitäjän edustajalle kirjallisesti, joko kirjeitse tai sähköpostilla niin, että voimme varmistua pyytäjän henkilöllisyydestä.
Voimme kysyä lisäkysymyksiä varmistaaksemme, että tunnistamme oikean henkilön.

Entä jos jäsen on alaikäinen tai holhouksen alainen?

Jos rekisterin merkitty on alle 13-vuotias, tulee pyynnön suorittajan olla hänen huoltajansa.

Jos rekisteriin merkitty edunvalvonnan piirissä, pyynnön esittäjän tulee esittää asianmukainen todistus oikeudestaan (esim. ote holhousasioiden rekisteristä).

Kuinka nopeasti rekisterinpitäjä toimii?

Rekisterinpitäjän tulee toimittaa tiedot joko sähköpostilla tai kirjeitse, tai toimia pyynnön mukaisesti yhden kuukauden kuluessa pyynnöstä.

Miten toimin jos koen, että tietosuojaa on rikottu?

Jos rekisteriin merkitty katsoo, että rekisterissä ja tietojen käsittelyssä on tapahtunut tietosuoja- asetuksen rikkomus (mainittu Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksessa (2016/679)), on hänellä oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle, erityisesti siinä EU:n maassa, jossa hänen vakinainen asuinpaikkansa tai työpaikkansa on tai jossa väitetty tietosuoja-asetuksen rikkominen on tapahtunut. Kantelu ei kuitenkaan rajoita muita hallinnollisia muutoksenhakukeinoja tai oikeussuojakeinoja.

Käytetäänkö tietoja automaattiseen päätöksentekoon tai henkilöiden profilointiin?

Rekisterin tietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon eikä rekisteröidyn profilointiin.

Miten rekisterin tiedot on suojattu?

Rekisterin tiedot on tallennettu tietokantaan, johon pääsy on ainoastaan rekisterinpitäjän edustajalla. Rekisteristä otetaan varmuuskopio aina, kun rekisterin tietoja muutetaan.

Suomen Rautatiehistoriallinen Seura ry:n hallituksen jäsenet ovat antaneet sitoumuksen noudattamaan tätä tietosuojaselostetta jäsenrekisterin tietojen käytöstä. Jäsenrekisterin hoitaja pyytää jatkossa uusilta hallituksen jäseniltä sitoumuksen sen jälkeen kun seuran puheenjohtaja on ilmoittanut hänelle uuden hallituksen kokoonpanon.

Resiina-lehden painamisen hoitavan painotalon kanssa on tehty tietojenkäsittelysopimus.

Miten saan yhteyden rekisterinpitäjään?

Jos sinulla on kysyttävää tietosuojaselosteesta, rekisteristä tai haluat käyttää oikeuksiasi, voit olla yhteydessä rekisterinpitäjän edustajaan Marko Tuomiseen, marko.tuominen@resiinalehti.fi, puhelin 0500 407 294 tai postitse osoitteella Suomen Rautatiehistoriallinen Seura ry, PL 795, 00101 Helsinki.

Versiohistoria

Suomen Rautatiehistoriallisen Seuran tietosuojaselosteen PDF:n voit ladata tästä.